Sitzung: 09.11.2023 Sozial-, Schul-, Sport- und Kulturausschuss
Herr Jahn gibt an, dass die vorgelegte Liste zur Einsicht ausgelegt wurde.
Bisher sind die Rückmeldungen wie folgt, 16 Stadträte, 4 – 6 von der Kommune, 105 von Vereinen. Er übergibt das Wort an die Arbeitsgruppe „Ehrungen“.
Frau Wolf berichtet über den Stand der Dinge. Absprachen sind geführt worden, Listen stets aktualisiert. Die Einladungen gingen raus. Die Rückmeldungen erfolgten meist mit der Anzahl der Personen, jedoch sind die Namen offen.
Sie möchte hierzu wissen, wie damit umgegangen werden soll. Sie möchte eine genaue Teilnehmerzahl wissen, zwecks Absprachen mit Herrn Döbelt.
Sie führt weiter aus, dass die Dekoration abgesprochen ist und ein Programm erstellt ist. Bisher sind die Kosten im Rahmen der Konzeption. Lediglich die Kosten für das Gastgeschenk ist von 400,00 EUR auf 650,00 EUR gestiegen, wobei Einsparungen in den Dekorationen erfolgen werden. Jedoch möchte Frau Wolf nicht an den geplanten Büfettkosten i. H. v. 4.500,00 EUR sparen. Angesprochen sind alkoholfreie Getränke direkt auf den Tischen. Nach dem Hinweis des Stadtrates Herrn Sachse ist es überlegenswert, aufgrund der fast gleichen Kosten, bei den Getränken ein Bier aufzunehmen. Alkoholische Getränke wie Schnaps, Sekt, Wein hat jeder selbst zu tragen.
Herr Jahn legt fest, dass die Teilnehmerzahl mit 127 + 3 Reserve auf 130 Personen verwendet wird. Der Stichtag ist verstrichen. Er merkt an, dass man überlegen kann, 1 Startgetränk zu übernehmen.
Frau Wolf äußert dazu, dass dies den Kostenrahmen sprengen wird. Des Weiteren stellt sie dar, dass bei der letzten Stadtratssitzung Helfer gemeldet wurden und sie bis zum nächsten Hauptausschuss den Ablaufplan für die Helfer konkretisieren möchte.
Frau Jäniche erfragt, ob separat an die benannten Personen eine Einladung versendet wird.
Dies verneint Frau Wolf. Die Einladungen wurden an die Vereinsvorsitzende versendet, welche diese dann an die gemeldeten Personen weiterreichen sollen.
Herr Jahn stellt die Frage, ob ein Sitzplan erstellt wird.
Auch dies verneint Frau Wolf. Es soll jeder den Platz frei wählen können.